Senin Ajandanı Ben Takip Etmem!

Bu hafta sevdiğim bir podcast dizisinde şu ifadeyi duydum: “Senin plansızlığın benim aciliyetim olmamalı.” Açıkçası bu söz, iş dünyasında birçok çalışanın hissettiği ama tam olarak ifade edemediği bir gerçeği çok iyi özetliyor. Ancak bu plansızlık, bazen sadece bireysel değil, yapısal bir sorun haline de gelebiliyor. Bu ifade, aynı zamanda bana değerli hocam Celâl Şengör’ün şu meşhur sözünü hatırlattı: “Senin cahilliğin benim hayatımı etkiliyor.” İş dünyasında bunun bir yansıması da şöyle olabilir: “Senin sorumsuzluğun benim işlerimi aksatıyor.”

Bu konu, ekip dinamikleri üzerinde ciddi etkiler yaratıyor. Özellikle ekipteki bazı kişilerin “yoğunluk” ya da “meşguliyet” bahanesiyle işleri takip etmemesi, diğer ekip üyelerine ek yük oluşturuyor. Bu durum, plansızlık ve sorumsuzluk döngüsünün bir sonucu olarak ortaya çıkıyor ve uzun vadede ekip performansını ciddi şekilde baltalıyor.

Ama şimdiden bir uyarı: Eğer alınganlık konusunda hassassanız ya da her yazılanı kendinize yönelik bir eleştiri olarak algılıyorsanız, bu yazıyı okumak yerine bir terapiste danışmayı düşünebilirsiniz. Çünkü kimse sizin alınganlığınızı çekmek zorunda değil.

Ekip içi sorumluluk paylaşımından iş yükünün doğru yönetimine kadar, bu tür sorunların nedenlerini ve çözüm yollarını tartışırken bilimsel veriler ve akademik kaynaklardan da yararlanacağım. Amacım, bu tür davranışların ekip dinamiklerini nasıl etkilediğini daha geniş bir çerçevede ele almak.

“Meşguliyet” Bahaneleri ve Ekip Dinamikleri

Ekip çalışmasında bireysel sorumluluklar hayati önem taşır. Ancak bazı çalışanlar, “yoğunluk” veya “meşguliyet” bahanesiyle işlerini takip etmez ve bu durum diğer ekip üyelerine ek yük oluşturur. Hepimizin hayatında böyle insanlarla en az bir kez karşılaşmış olduğuna eminim (benim başıma gelse, site kurallarım gereği burada yazmazdım tabii ki!).

Bu tür kişiler genelde sürekli koşturur, oflaya puflaya dolaşır ve aşırı meşgul bir imaj çizer. Mesajlarınıza günler, maillerinize haftalar sonra dönüş yapar ama aynı anda günde 10 kez mola verirler. Siz iş yükü ve kaos içinde boğuşurken, onlar gevşek gevşek dolaşır. Tabii bunlar benim değil, arkadaşlarımın gözlemleri 🙂

Bu tür sorumsuzluklar, ekip içindeki güveni ve iş birliğini ciddi şekilde zedeler. Sosyolog Jonathan Gershuny, meşguliyetin modern iş dünyasında bir statü sembolü haline geldiğini söyler. Ancak bu statü arayışı, çoğu zaman sorumluluklardan kaçmanın bir bahanesi olarak kullanılır. Bunun sonucu olarak, işleri tamamlamak zorunda kalan diğer ekip üyeleri, ekstra stres ve kaygıyla baş başa kalır (Waytz, 2019).

Araştırmalar, bu tür sorumsuz davranışların genellikle şu faktörlerden kaynaklandığını ortaya koyar:

• Zayıf liderlik,
• Açık hedeflerin olmaması,
• Yetersiz iletişim,
• Ve hatta ruhsal eziklik.

Ashforth ve Fried (1988), liderlerin bu tür davranışlara karşı açık ve kararlı bir tutum sergilemesinin ekip içi dengeleri sağlamada kritik olduğunu belirtir. Aksi halde, bu tür kişiler zamanla duygusal manipülasyonlarının işe yaramadığı ve daha disiplinli çalışanlarla bir arada çalışmak zorunda kaldıkları durumlarda ya iş değiştirir ya da işten çıkarılma noktasına gelirler. (Tabi duygusal değil adil bir yöneticiye sahiplerse)

Sorunların Kaynağı: Plansızlık ve Verimsizlik

Araştırmalar, iş yerindeki plansızlık ve verimsizliğin yalnızca bireysel stres yaratmakla kalmayıp ekip düzeyinde de düşük performansa yol açtığını göstermektedir (Cohen ve Birkinshaw, 2011). Plansızlığın neden olduğu bu gergin ortam, iş yerindeki herkese olumsuz şekilde yansır ve maalesef ekip içindeki “arkadaşlık” bağlarını da zayıflatarak kutuplaşmaya ve yıpranmaya neden olabilir.

Görevlerin belirsizliği ve takvimlerdeki düzensizlik, ekip üyelerinin işlerini zamanında teslim etmesini zorlaştırır. Bunun sonucu olarak, bu sorumluluklar genellikle diğer ekip üyelerine yüklenir ve bazı kişilerin omuzlarına ekstra yük bindirir.

Daha da kötüsü, plansızlık kültürü uzun vadede tükenmişlik sendromuna yol açabilir. Dünya Sağlık Örgütü’nün (2021) raporuna göre, aşırı iş yükü ve plansızlık, çalışanların fiziksel ve zihinsel sağlığını ciddi şekilde etkileyen temel faktörlerden biridir. Özellikle belirsizlik, hem iş hem de özel hayatta yıpratıcıdır. Konunun içeriği ne olursa olsun, belirsizlik kaygınızı hafifletmez, aksine artırır.

Bu noktada yöneticilere büyük görev düşmektedir. Yöneticiler, “nabza göre şerbet verme” alışkanlığını bırakmalı ve keskin, adil ve herkese eşit mesafede bir yaklaşım sergilemelidir. Net hedefler ve açık bir liderlik, ekip dinamiklerini güçlendirmenin ve bu tür sorunları önlemenin anahtarıdır.

Çözüm Önerileri: Sistematik Bir Yaklaşım

Bu tür sorunların önüne geçmek için bireyler, ekipler ve organizasyonlar aşağıdaki adımları atabilir:

1. Net Hedefler ve Roller Belirlemek:
   Her bir çalışanın sorumlulukları ve iş yükü net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu, işlerin doğru kişilere atanmasını sağlar.
2. Görevlerin Delege Edilmesi:
   Önemsiz ya da düşük öncelikli işler, uygun kişilere ya da dış kaynaklara delege edilmelidir. Bu, uzmanların kendi rollerine odaklanmasını sağlar (Cohen, 2011).
3. Ekip Dinamiklerini Güçlendirmek:
   Meşguliyet ya da takipsizlik gibi sorunlarla başa çıkmak için düzenli geri bildirim mekanizmaları kurulmalıdır. Liderler, bu süreçlerde aktif bir rol üstlenmelidir.
4. Teknolojiyi Bilinçli Kullanmak:
   Sosyal medya ve dijital araçlar, üretkenliği artırmak yerine zaman kaybına yol açabilir. Teknoloji kullanımını kontrol altına almak, zaman yönetimini iyileştirir (Hsee, 2021).
5. Planlama ve Esneklik:
   İyi bir planlama, hem bireylerin hem de ekiplerin işlerini daha verimli bir şekilde tamamlamasına yardımcı olur. Esneklik, beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olmayı sağlar (Patriarca ve diğerleri, 2020).

Sonuç: Sınırlarınızı Belirleyin

“Senin ajandanı ben takip etmem!” demek, sadece bireysel bir duruş değil, aynı zamanda bir ekip kültürü inşa etmektir. Plansızlık ve sorumsuzluk sadece bireyleri değil, tüm organizasyonu etkiler. Bu nedenle sınır koymak ve sorumlulukları paylaşmak bir lüks değil, gerekliliktir.

Çalışanların rollerine uygun işlerle meşgul olması, iş tatmini ve ekip performansını artıracaktır. Bu, sadece bireylerin değil, organizasyonların da başarısı için kritik bir adımdır. Şimdi kendimize şu soruyu sormalıyız: Ben kendi ajandamı mı yönetiyorum, yoksa başkasınınkini mi?

Kaynakça

1. Waytz, A. (2019). The Power of Human: How Our Shared Humanity Can Help Us Create a Better World. W.W. Norton & Company.
2. Cohen, J., & Birkinshaw, J. (2011). Önemli İşler için Zaman Yaratın. Harvard Business Review.
3. Ashforth, B., & Fried, Y. (1988). Organizational Behavior Studies.
4. Dünya Sağlık Örgütü (2021). Workplace Stress and Health Report.
5. Patriarca, R., et al. (2020). Resilience in Complex Systems.
6. HBR Türkiye. (2021). Meşguliyet Kültürüne Karşı Gözünüzü Dört Açın. Erişim: https://hbrturkiye.com/dergi/mesguliyet-kulturune-karsi-gozunuzu-dort-acin
7. HBR Türkiye. (2021). Zamanı Yavaşlatabilir Miyiz? Erişim: https://hbrturkiye.com/blog/zamani-yavaslatabilir-miyiz
8. HBR Türkiye. (2021). Toplantıdan Toplantıya Koşarken Yapılacaklar Listenizi Nasıl Tamamlarsınız? Erişim: https://hbrturkiye.com/blog/toplantidan-toplantiya-kosarken-yapilacaklar-listenizi-nasil-tamamlarsiniz

• 9. HBR Türkiye. (2021). Önemli İşler için Zaman Yaratın. Erişim: https://hbrturkiye.com/dergi/onemli-isler-icin-zaman-yaratin